Die Rechnung ist strukturiert. Die Arbeit drumherum noch nicht.

Was geschah

Nach Angaben des belgischen Föderalen Öffentlichen Dienstes Finanzen muss jedes in Belgien ansässige Unternehmen mit aktiver Umsatzsteuernummer seit dem 1. Januar 2026 für Rechnungen an andere belgische Steuerpflichtige strukturierte elektronische Rechnungen verwenden. Diese Rechnungen gehen direkt von der Software des einen Unternehmens in die des anderen, über das dezentrale Peppol-Netzwerk. Eine PDF per E-Mail oder über ein Portal reicht für diese Geschäfte nicht mehr aus.

Die Regel hat Grenzen. Ausgangsrechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter, doch auch ein Unternehmen, das nur an Verbraucher verkauft, muss strukturierte Rechnungen seiner Lieferanten empfangen können. Nicht in Belgien ansässige Unternehmen sind nicht erfasst. Kann ein Empfänger technisch keine E-Rechnung empfangen, darf der Lieferant auf Papier oder als PDF abrechnen. Die allgemeine Toleranzfrist ohne Bußgelder umfasste die ersten drei Monate des Jahres 2026; danach galt eine gezielte Toleranz für Gutschriftverfahren bis zum 30. Juni 2026.

Eine strukturierte Rechnung ist ein Dokument in einer längeren Kette

Das neue Format streicht eine bekannte Aufgabe: Lieferantenname, Beträge und Umsatzsteuer aus einer PDF abzutippen. Das ist ein echter Fortschritt. Geprüft ist eine Rechnung aber erst, wenn sie mit dem übereinstimmt, was bestellt und geliefert wurde. Die Bestellung liegt im ERP, der Lieferschein kommt mit der Ware oder per E-Mail, eine Teillieferung wird im Lager vermerkt, und eine Preisänderung steht vielleicht in einem Mailverlauf mit dem Einkauf. Diese Daten reisen nicht mit der strukturierten Rechnung.

Was bleibt, ist die Arbeit rund um die Rechnung. Jemand muss erkennen, dass die Mengen vom Wareneingang abweichen, dass eine Gutschrift zu einer früheren Rechnung gehört oder dass eine Projektnummer fehlt. Rechnungen von Lieferanten außerhalb der Pflicht, Auftragsbestätigungen, Zertifikate und Verträge kommen weiterhin als PDF oder auf Papier. Das sind Beispiele für Fragen, die Finanzteams häufig beschreiben, keine Feststellungen über ein bestimmtes Unternehmen.

• Abgleich. Rechnung, Bestellung und Wareneingang müssen vor der Freigabe in Menge, Preis und Referenz übereinstimmen.
• Abweichungen. Teillieferungen, Preisdifferenzen und Gutschriften brauchen einen Grund, eine zuständige Person und eine Entscheidung.
• Andere Dokumente. Lieferscheine, ausländische Rechnungen und Auftragsbestätigungen müssen weiterhin gelesen und abgelegt werden.

Was sich ändert, wenn der Prozess verbunden ist

Der sinnvolle Schritt ist, die strukturierte Rechnung als verlässliche Eingabe zu behandeln und sie mit den Daten zu verbinden, mit denen sie übereinstimmen muss. Liegen Rechnungspositionen, Bestellpositionen und Wareneingänge in einer Datenschicht, können vereinbarte Regeln markieren, was nicht passt und warum: drei Stück berechnet, zwei erhalten; ein Stückpreis über der Bestellung. Eine Mitarbeiterin bearbeitet die Abweichung dann mit den relevanten Dokumenten nebeneinander, statt sie aus drei Systemen zusammenzusuchen.

Noch unstrukturierte Dokumente lassen sich im selben Ablauf vorbereiten. Meridian AI kann einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung als PDF lesen, die wichtigsten Felder auslesen und jeden Wert mit der Stelle verknüpfen, an der er gefunden wurde. Fehlende oder abweichende Angaben werden vor der Verarbeitung markiert. Dokumentenanalyse ist eine bestehende Funktion von Meridian AI; die Anbindung an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software und die Prüfregeln werden pro Projekt festgelegt. Meridian ersetzt weder Ihre Buchhaltungssoftware noch Ihren Peppol-Zugangspunkt und bucht nichts selbstständig.

Mit einem Dokumentenstrom beginnen

Ein sinnvolles erstes Projekt nimmt eine Lieferantengruppe oder einen Standort, die zugehörigen Dokumente und die Regeln, die die Buchhaltung heute schon anwendet. Messen Sie, wie viele Rechnungen heute ohne Handarbeit abgeglichen werden, wie lange eine Abweichung offen bleibt und wie oft ein Dokument gesucht werden muss. Vergleichen Sie dieselben Werte dann einige Wochen lang mit einem verbundenen Prozess. Skalieren Sie erst, wenn das Ergebnis trägt, und lassen Sie jede Abweichung von einem Menschen prüfen.

Das Format ist jetzt Standard. Jede Abweichung braucht weiterhin jemanden, der zuständig ist.