De factuur is gestructureerd. Het werk eromheen nog niet.

Wat er gebeurde

Volgens de FOD Financiën moet elke in België gevestigde onderneming met een actief btw-nummer sinds 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Die facturen gaan rechtstreeks van de software van de ene onderneming naar die van de andere, via het decentrale Peppol-netwerk. Een pdf versturen per e-mail of via een platform volstaat voor die transacties niet langer.

De regel heeft grenzen. Uitgaande facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, al moet een onderneming die alleen aan consumenten verkoopt wel gestructureerde facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen. Ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, vallen er niet onder. Kan een ontvanger technisch geen e-factuur ontvangen, dan mag de leverancier op papier of als pdf factureren. De algemene tolerantieperiode, waarin geen boetes werden opgelegd, liep over de eerste drie maanden van 2026; daarna gold nog een gerichte tolerantie voor selfbilling tot 30 juni 2026.

Een gestructureerde factuur is één document in een langere keten

Het nieuwe formaat schrapt een bekende taak: leveranciersnaam, bedragen en btw overtypen uit een pdf. Dat is echte vooruitgang. Maar een factuur is pas gecontroleerd als ze klopt met wat besteld en geleverd werd. De bestelbon zit in het ERP, de leveringsbon komt mee met de goederen of in een mailbox, een deellevering wordt in het magazijn genoteerd en een prijswijziging staat misschien in een mailwisseling met de aankoper. Die gegevens reizen niet mee met de gestructureerde factuur.

Wat blijft, is het werk rond de factuur. Iemand moet zien dat de aantallen afwijken van de ontvangst, dat een creditnota bij een eerdere factuur hoort of dat een projectcode ontbreekt. Facturen van leveranciers die buiten de verplichting vallen, orderbevestigingen, attesten en contracten komen nog als pdf of op papier binnen. Dit zijn voorbeelden van vragen die financiële teams vaak beschrijven, geen vaststellingen over een bepaald bedrijf.

• Afpunten. Factuur, bestelling en ontvangst moeten overeenkomen in aantal, prijs en referentie vóór goedkeuring.
• Afwijkingen. Deelleveringen, prijsverschillen en creditnota’s hebben een reden, een eigenaar en een beslissing nodig.
• Andere documenten. Leveringsbonnen, buitenlandse facturen en orderbevestigingen moeten nog altijd gelezen en geklasseerd worden.

Wat verandert als het proces verbonden is

De nuttige stap is de gestructureerde factuur als betrouwbare invoer te behandelen en ze te verbinden met de gegevens waarmee ze moet kloppen. Staan factuurlijnen, bestellijnen en ontvangsten in één datalaag, dan kunnen afgesproken regels markeren wat niet overeenkomt en waarom: drie stuks gefactureerd, twee ontvangen; een eenheidsprijs boven de bestelling. Een medewerker behandelt de afwijking dan met de relevante documenten naast elkaar, in plaats van ze bijeen te zoeken in drie systemen.

Documenten die nog ongestructureerd zijn, kunnen in dezelfde stroom worden voorbereid. Meridian AI kan een leveringsbon of orderbevestiging in pdf lezen, de belangrijkste velden uitlezen en elke waarde koppelen aan de plaats waar ze gevonden werd. Ontbrekende of afwijkende gegevens worden gemarkeerd vóór verwerking. Documentanalyse is bestaande functionaliteit van Meridian AI; de koppeling met uw boekhoud- of ERP-pakket en de controleregels leggen we per project vast. Meridian vervangt uw boekhoudsoftware of uw Peppol-toegangspunt niet en boekt niets zelfstandig.

Begin met één documentstroom

Een zinvol eerste project neemt één leverancierscategorie of één vestiging, de documenten die daarbij horen en de regels die de boekhouding vandaag al toepast. Meet hoeveel facturen nu zonder handwerk worden afgepunt, hoe lang een afwijking openstaat en hoe vaak een document moet worden opgezocht. Vergelijk dezelfde cijfers daarna enkele weken met een verbonden proces. Schaal pas op als het resultaat standhoudt, en laat elke afwijking door een medewerker beoordelen.

Het formaat is nu standaard. Elke afwijking heeft nog altijd een eigenaar nodig.