La facture est structurée. Le travail autour ne l’est pas encore.

Ce qui s’est passé

Selon le SPF Finances, toute entreprise établie en Belgique disposant d’un numéro de TVA actif doit, depuis le 1er janvier 2026, utiliser des factures électroniques structurées pour facturer d’autres assujettis belges. Ces factures passent directement du logiciel d’une entreprise à celui de l’autre, via le réseau décentralisé Peppol. Un PDF envoyé par e-mail ou via une plateforme ne suffit plus pour ces transactions.

La règle a ses limites. Les factures sortantes adressées aux particuliers ne sont pas concernées, mais une entreprise qui ne vend qu’aux consommateurs doit tout de même pouvoir recevoir les factures structurées de ses fournisseurs. Les entreprises non établies en Belgique ne sont pas visées. Si le destinataire ne peut techniquement pas recevoir de facture électronique, le fournisseur peut facturer sur papier ou en PDF. La période de tolérance générale, sans amendes, couvrait les trois premiers mois de 2026 ; l’administration a ensuite maintenu une tolérance ciblée pour l’autofacturation jusqu’au 30 juin 2026.

Une facture structurée n’est qu’un document dans une chaîne plus longue

Le nouveau format supprime une tâche familière : ressaisir le nom du fournisseur, les montants et la TVA à partir d’un PDF. C’est un vrai progrès. Mais une facture n’est vérifiée que lorsqu’elle concorde avec ce qui a été commandé et livré. Le bon de commande se trouve dans l’ERP, le bon de livraison arrive avec la marchandise ou dans une boîte mail, une livraison partielle est notée à l’entrepôt et un changement de prix figure peut-être dans un échange avec l’acheteur. Ces informations ne voyagent pas avec la facture structurée.

Reste le travail autour de la facture. Quelqu’un doit voir que les quantités diffèrent de la réception, qu’une note de crédit se rapporte à une facture antérieure ou qu’un code projet manque. Les factures de fournisseurs non soumis à l’obligation, les confirmations de commande, les certificats et les contrats arrivent toujours en PDF ou sur papier. Ce sont des exemples de questions que décrivent souvent les équipes financières, pas des constats sur une entreprise en particulier.

• Rapprochement. Facture, commande et réception doivent concorder en quantité, prix et référence avant approbation.
• Écarts. Livraisons partielles, différences de prix et notes de crédit demandent une raison, un responsable et une décision.
• Autres documents. Bons de livraison, factures étrangères et confirmations de commande doivent encore être lus et classés.

Ce qui change quand le processus est connecté

L’étape utile consiste à traiter la facture structurée comme une donnée fiable et à la relier aux informations avec lesquelles elle doit concorder. Lorsque lignes de facture, lignes de commande et réceptions se trouvent dans une même couche de données, des règles convenues peuvent signaler ce qui ne correspond pas, et pourquoi : trois unités facturées, deux reçues ; un prix unitaire supérieur à la commande. Un collaborateur traite alors l’écart avec les documents utiles côte à côte, au lieu de les rassembler depuis trois systèmes.

Les documents encore non structurés peuvent être préparés dans le même flux. Meridian AI peut lire un bon de livraison ou une confirmation de commande en PDF, en extraire les champs clés et relier chaque valeur à l’endroit où elle a été trouvée. Les données manquantes ou divergentes sont signalées avant tout traitement. L’analyse de documents est une fonctionnalité existante de Meridian AI ; la connexion à votre logiciel comptable ou ERP et les règles de contrôle sont définies par projet. Meridian ne remplace ni votre logiciel comptable ni votre point d’accès Peppol, et ne comptabilise rien de lui-même.

Commencer par un seul flux de documents

Un premier projet sensé porte sur une catégorie de fournisseurs ou un seul site, les documents qui s’y rattachent et les règles que la comptabilité applique déjà. Mesurez combien de factures sont rapprochées sans intervention manuelle aujourd’hui, combien de temps un écart reste ouvert et combien de fois un document doit être recherché. Comparez ensuite les mêmes chiffres pendant quelques semaines avec un processus connecté. N’élargissez que si le résultat tient, et gardez un collaborateur sur chaque écart.

Le format est désormais standard. Chaque écart a toujours besoin d’un responsable.